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foto credit : John Smith

La categoria Document Management System (DMS) mi mancava e ultimamente sia per la mia azienda che per i miei clienti mi sto’ informando su questa tipologia di prodotti.

In effetti la quantita’ di carta che viene generata e gestita in una azienda impatta notevolmente sia sul lavoro quotidiano che sull’ambiente e leggo su Wiki dei dati allarmanti che non faccio fatica a credere :

  • l’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato;
  • il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;
  • circa il 7% viene smarrito.

Quante volte capita di inserire in un faldone il documento sbagliato ed impazzire a ricercare quell’unico documento nella massa di carta che sta’ li ferma solo ad impegnare spazio.

Ho cercato delle soluzioni (soprattutto open source) ed ho trovato questi applicativi di cui alcuni anche hanno una versione commerciale.

Al momento, leggendo su forum, altri blog e visionando le caratteristiche presentate sui siti li vedo tutti ottimi e funzionali. Man mano che li testero’ per valutarne le potenzialia’ vi terro’ informati.

Ovviamente chi ha gia’ conoscenze in merito e’ invitato a commentare per aprire un confronto utile anche perche’ anche nel rispetto dell’ambiente e’ giusto invogliare i dirigenti d’azienda verso queste tecnologie.

Written by Alberico Schiappa

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This article has 5 comments

  1. thanks2world Reply

    Allora, tempo fa ho provato sia Alfresco che KnowledgeTree che mi hanno veramente fatto una bellissima impressione.

    Successivamente, vuoi per comodita’ che per forzatura aziendale, integrando Zucchetti AD-Hoc Revolution abbiamo optato per utilizzare questo applicativo (che ha funzioni di archiviazione legata ai documenti fiscali) …

    Insomma e’ una mezza soluzione perche’ ora e’ vero che abbiamo un archivio digitale di tutto cio’ che e’ collegato alla contabilita’ ma ci manca il resto.

    Per chi deve iniziare consiglio sicuramente di provare uno di questi prodotti e di utilizzalo per tutta la documentazione aziendale.

    Ripeto Alfresco e KnowledgeTree mi hanno impressionato ma gli altri non sono da meno ;)

  2. thanks2world Reply

    … riflettevo, ed e’ gia’ strana come cosa, ma riuscite ad immaginare quanto bene farebbe alla pubblica amministrazione la gestione documentale?

    Secondo me non si utilizzano questi strumenti perche’ e’ piu’ facile avere sotto controllo un sistema dove “non si trovano” i documenti o si “possono trasformare” piuttosto che un sistema blindato e tracciato!

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